5時帰宅部

「上手な働き方」と「上手な遊び方」について考え、実践し、発信していくブログ。 将来的に、仕事と遊びの区別なく生きていくのが目標。

人に仕事を頼んだっていいじゃない。

以前の僕は、多くの仕事を抱えても、人に依頼するようなことはあまり無かった。

たまに、入力作業などを頼んでも全ての項目を自分で確認しないと気が済まなかったので、結局自分でやるのと変わりなかった。

 

残業続きだった僕は、人の力を借りないと定時帰宅は実現できないと悟った。

それから、少しずつ仕事を人に依頼するようになっていった。

仕事を人に依頼するようになってから、定時帰宅できる日が圧倒的に増えた。

今日は、どうやって仕事を人に依頼しているかを紹介しようと思う。

 

依頼する仕事を抽出する。

 

自分でやる仕事と人に依頼する仕事を分けるために、まず、仕事を細分化する。

例えば、プレゼンテーションすると決まったら、仕事は次のように細分化できる。

 

①話すテーマを決める

②調べものをする

③目次を決める

④プレゼンテーションの資料をつくる(図や表などの作成)

⑤プレゼンテーションの練習

 

①と③と⑤は自分でやる仕事になるだろう。

一方で、②「調べものをする」と④「プレゼンテーションの資料をつくる」というのは、ある程度人に依頼することも可能だ。

このように、細分化することで、人に依頼する仕事を抽出することができる。

 

相手の予定を確認する。

 

人に依頼する仕事が決まったら、その人の予定を確認する。

忙しいようであれば、依頼する仕事を減らすなり、期限を延ばすなりすればよい。

昼間に頼む時間はいくらでもあったのに、帰り際に仕事を依頼する人を見かけるが、これは相手の予定を考えているとは言い難い。

このようなことを続けていると、いざというとき、仕事を引き受けてくれなくなるかもしれない。

 

期日を伝え、やってほしいことを具体的に伝える。

 

仕事を依頼するときのポイントは2つだ。

まず一つ目は期日を伝えること。

依頼される側としては、他にも多くの仕事を抱えているのに、「いつでもいいよ」と言われるのが一番困る。

その仕事の緊急性が見えてこなくて、予定が組みにくいのだ。

だから、最初に期日をしっかりと伝える。

 

二つ目は、具体的な指示を出すことだ。

例えば以下のような具合だ。

 

例1)

「このテーマで調べものをしてください。」

「この文献のリストから、このテーマに関するものがあるか調べてください。」

 

例2)

「図や表を作ってください。」

具体的な図や表のイメージを伝え、「こんな感じで図や表を作ってください。」

 

このように依頼すれば、自分が想像していたものと全く違うものが出来上がる可能性は少ない。

よって、大幅なやり直しもなく、時間的なロスも少ない。

 

(人に仕事を依頼する場合、最初は具体的に依頼するのが良いが、年数を重ねるに従い、その人の裁量を増やしていくのが良い。いつまで経っても指示通りやるだけでは、その人のスキルアップにもつながらないし、モチベーションも上がらない。裁量とモチベーションの話は、また別の機会にしようと思う。)

 

確認は最低限にする

 

任せた仕事は基本的に信頼して、確認は最低限にする。

以前の僕は、入力作業などを頼んでも全ての項目を自分で確認しないと気が済まなかったので、結局自分でやるのと変わりなかった。

これでは、人に依頼する意味がなくなってしまう。

 

ミスがあっても責めない。

 

たまにミスを見つけることもある。

ミスがあったことは伝えることもあるが、責めたりしないように気をつける。

責めることでミスは減るかもしれないが、それは一時的なものだろう。

人の注意力はそうそう変わらないからだ。

一方で、人間関係はどんどん悪くなっていく。

責める時間があったら、ミスが生まれないようなシステムを考えるべきだと思う。

 

良い人間関係が大前提。

 

依頼した仕事が出来上がったときはきちんと「ありがとう」と伝える。

仕事だからやって当り前と言われればそれまでだけど、「ありがとう」と言われるとやっぱりうれしい。

今後はもっといい仕事をしようと思う。

ちょっとした心がけで人間関係は良くなるし、その結果協力してくれる人は増えていく。

定時帰宅するには、良い人間関係を築いておくことが大前提だ。