2019年04月20日更新
以前は、多くの仕事を抱えても、人に依頼するようなことはあまりありませんでした。
たまに、入力作業などを頼んでも全ての項目を自分で確認しないと気が済まなかったので、結局自分でやるのと変わりありませんでした。
残業続きだった私は、あるとき、人の力を借りないと定時帰宅は実現できないと悟りました。
それから、少しずつ仕事を人に依頼するようになっていきました。
仕事を人に依頼するようになってから、定時帰宅できる日が圧倒的に増えました。
今日は、どうやって仕事を人に依頼しているかを紹介しようと思います。
依頼する仕事を抽出する。
自分でやる仕事と人に依頼する仕事を分けるために、まず、仕事を細分化します。
例えば、プレゼンテーションすると決まったら、仕事は次のように細分化できます。
①話すテーマを決める
②調べものをする
③目次を決める
④プレゼンテーションの資料をつくる（図や表などの作成）
⑤プレゼンテーションの練習
①と③と⑤は自分でやる仕事になるでしょう。
一方で、②「調べものをする」と④「プレゼンテーションの資料をつくる」というのは、ある程度人に依頼することも可能です。
このように、細分化することで、人に依頼する仕事を抽出することができます。
相手の予定を確認する。
人に依頼する仕事が決まったら、その人の予定を確認します。
忙しいようであれば、依頼する仕事を減らすたり、期限を延ばしたりして対応しましょう。
昼間に頼む時間はいくらでもあったのに、帰り際に仕事を依頼する人を見かけますが、これは相手の予定を考えているとは言い難いです。
このようなことを続けていると、いざというとき、仕事を引き受けてくれなくなるかもしれません。
期日を伝え、やってほしいことを具体的に伝える。
仕事を依頼するときのポイントは2つです。
まず一つ目は期日を伝えること。
依頼される側としては、他にも多くの仕事を抱えているのに、「いつでもいいよ」と言われるのが一番困ります。
その仕事の緊急性が見えてこなくて、予定が組みにくいのです。
だから、最初に期日をしっかりと伝えます。
二つ目は、具体的な指示を出すことです。
例えば以下のような具合です。
例1）
「このテーマで調べものをしてください。」
↓
「この文献のリストから、このテーマに関するものがあるか調べてください。」
例2）
「図や表を作ってください。」
↓
具体的な図や表のイメージを伝え、「こんな感じで図や表を作ってください。」
このように依頼すれば、自分が想像していたものと全く違うものが出来上がる可能性は少ないです。
よって、大幅なやり直しもなく、時間的なロスも少なくすみます。
（人に仕事を依頼する場合、最初は具体的に依頼するのがいいと思いますが、年数を重ねるに従い、その人の裁量を増やしていくのがよいでしょう。いつまで経っても指示通りやるだけでは、その人のスキルアップにもつながらないし、モチベーションも上がらないです。裁量とモチベーションの話は、また別の機会にしようと思います。）
確認は最低限にする
任せた仕事は基本的に信頼して、確認は最低限にします。
以前の私は、入力作業などを頼んでも全ての項目を自分で確認しないと気が済まなかったので、結局自分でやるのと変わりありませんでした。
これでは、人に依頼する意味がなくなってしまいます。
ミスがあっても責めない。
たまにミスを見つけることもあります。
ミスがあったことは伝えることもありますが、相手が責められたと感じないように気をつけます。
責めることでミスは減るかもしれないが、それは一時的なものでしょう。
人の注意力はそうそう変わらないからです。
一方で、人間関係はどんどん悪くなっていきます。
責める時間があったら、ミスが生まれないようなシステムを考えるべきだと思います。
良い人間関係が大前提。
依頼した仕事が出来上がったときはきちんと「ありがとう」と伝えます。
仕事だからやって当り前と言われればそれまでだけど、「ありがとう」と言われるとやっぱりうれしいです。
今後はもっといい仕事をしようと思います。
ちょっとした心がけで人間関係は良くなるし、その結果協力してくれる人は増えていきます。
定時帰宅するには、良い人間関係を築いておくことが大前提です。