2019年04月24日更新
報告書や議事録を作るのが、ずば抜けて速いわけではなく、エクセルを使った入力作業や計算なども人並み。
だけど、定時に帰ることができている人っていませんか？
一方で、「事務処理」のスピードは決して遅いわけではないのに、いつも残業をしている人もいます。
このような差はどこから来るのでしょうか。
仕事のスピードは何で決まるのか？
仕事のスピードが速いと聞くと、パソコンの機能を駆使し、「事務処理」を速く済ませてしまう人のことをつい思い浮かべてしまいます。
もちろん、「事務処理」のスピードが速い人は、仕事のスピードもそれに伴って速くなるでしょう。
しかし、仕事のスピードは、果たして「事務処理」だけで規定されてしまうものでしょうか？
私は、「事務処理」以外に、「意思決定」のスピードが非常に重要だと思っています。
「意思決定」に関して、以下のような経験はないですか。
- 仕事に取り掛かる前に、色んな人に相談して収集がつかなくなる。
- 仕事に取り掛かるときに、あれこれ悩んで中々作業に取り掛かれない。
- 仕事に取り掛かっても、悩んで作業を止めてしまう。
これらは、「意思決定」がうまく行えていない証拠です。
「意思決定」がスムーズにできると、仕事のスピードは格段に上がると思います。
意思決定とは
意思決定とは以下のように定義されています。
「ある目標達成のための諸手段を考察し、分析し、その一つを選択決定する人間の認知的活動をいう。」
仕事上の意思決定は以下の3つに集約されると思います。
- やる仕事、やらない仕事を決める。
- 取り掛かる仕事の順番を決める。
- やり方を決める。
意思決定のスピードは、上記の1～3をいかに速く決めていくかということに係っています。
意思決定を速くするためには
意思決定を速く行えるようにするためには、3つの方法が考えられます。
①経験を蓄積すること
このときは、このパターンで解決できたということを学んだら、メモをしておき、経験を蓄積しておきます。
次に同じパターンの問題が起こったとき、メモを見て、その通りに進めていけば、迷う余地が少なくなります。
メモをとるのに多少時間はとられるが、毎回思い出しながら作業を進めるより、ずっと効率がいいです。
②事前に想定しておくこと
事前にどのような事態になるかを想定しておきます。
Aパターンならこうして、Bパターンならああしてと、あらかじめ大まかに決めておきます。
③意思決定を速く行うことを意識すること
「今は意思決定を行っている時間である」ということを意識します。
そして、可能な限り速くて正確な意思決定を行うように努めます。
ときどき、意思決定にどのくらい時間がかかったか、行った意思決定は正しかったかを検証するのもいいかもしれません。
意思決定のスピードを意識するようになって
以前の私は、あれこれ悩んで中々仕事が進まないタイプでした。
しかし、長い時間悩めば、物事は良い方向へ行くというわけではありません。
むしろ、悪い方向へ行くこともあります。
意思決定のスピードを意識するようになってからは、物事がシンプルにとらえられ、あれこれ悩む時間が減ったように思います。
結果的に仕事が速く済むようになったし、思考も前向きになれます。
定時帰宅を目指すなら、「事務処理」のスピード以外に、「意思決定」のスピードも意識してみるのがいいかもしれません。